Dagsetning                       Tilvísun
04.10.2005                             06/05

 

Hýsing og miðlun rafrænna sölureikninga

Vísað er til bréfs yðar, fyrir hönd VISA Ísland hf., dags. 26. apríl 2005. Í bréfinu er óskað eftir því að ríkisskattstjóri staðfesti að rafrænt viðskiptakerfi uppfylli skilyrði laga og reglugerða, um rafrænt bókhald, geymslu rafrænna gagna og lágmarkskröfur til rafrænna bókhaldskerfa.

Í bréfi yðar kemur fram að um er að ræða rafrænt tölvukerfi sem lýtur að rafrænum viðskiptum á þann hátt að kaupandi getur haft aðgang að rafrænum reikningum í sínu fjárhagsbókhaldi úr sölukerfum seljanda en reikningarnir séu hýstir hjá VISA Ísland. Högun kerfisins um rafrænu viðskiptin er hægt að skipta í þrennt:

1. flutningur gagna frá seljanda vöru/þjónustu til VISA
2. meðhöndlun gagna hjá VISA
3. flutningur gagna í fjárhagskerfi kaupanda vörunnar/þjónustunnar.

Seljandi sendir tvær tegundir af færslum til VISA Ísland, sölunótufærslu og rafrænan sölureikning. Sölureikningurinn uppfyllir öll skilyrði um útlit og efni reikningseyðublaða skv. 4. gr. reglugerðar nr. 50/1993, um bókhald og tekjuskráningu virðisaukaskattsskyldra aðila, með áorðnum breytingum. VISA Ísland sér síðan um að para færslutegundirnar tvær sem birtist sem í einni línu á innkaupavef VISA Ísland hjá viðkomandi kaupanda. VISA sér einnig um að stemma af sölunótufærslurnar og rafrænu reikningana hjá þeim seljendum sem gert hafa samning við VISA Ísland um rafræna reikninga. Allar færslur hjá seljanda fá einkvæmt númer í gagnagrunni VISA Ísland og eru því rekjanlegar frá kaupanda til seljanda og frá seljanda til kaupanda í gegnum VISA Ísland. Hvorki starfsmenn kaupanda né seljanda geti breytt eða eytt rafrænum reikningum sem hafa borist VISA Ísland. Gerður verður samningur við kaupendur um að hýsa fyrir þá rafrænu reikninga frá umsömdum seljendum í amk. 7 ár. Kaupandi er samt sem áður eigandi gagnanna en VISA Ísland ber ábyrgð á geymslu þeirra. Öryggisafrit er tekið af gagnagrunni einu sinni á sólarhring. Aðgengi yfirvalda að gögnum er tryggt í gegnum starfsmenn VISA Ísland auk þess sem viðkomandi gögn eru færð í bókhald bæði hjá seljanda og kaupanda. Kaupanda birtist síðan sölunótufærslur á innkaupavef VISA Ísland. Einnig er unnt að sjá þann rafræna reikning sem tilheyrir viðkomandi bókhaldsfærslu á innkaupavef VISA. Sölunótafærslan með bókhaldsmerkingum er að lokum lesin rafrænt beint í fjárhagskerfi kaupanda án nokkurs millilags og rafræni reikningurinn er ávallt sýnilegur kaupanda frá sérhverri bókhaldsfærslu í hans fjárhagskerfi. Reikningurinn er geymdur hjá VISA en er sýnilegur og óbreytanlegur bæði á innkaupavef VISA og í fjárhagskerfi kaupanda.

Loks kemur fram að þér teljið að umrætt kerfi uppfylli almennar kröfur laga og reglugerða um rafrænt bókhald er varðar auðrekjanleika, geymslutíma, aðgengi, lágmarkskröfur til rafrænna bókhaldskerfa o.s.frv. Allir notendur kerfisins hafi bókhaldskerfi sem uppfylli skilyrði reglugerðar nr. 598/1999, um rafrænt bókhald, geymslu rafrænna gagna og lágmarkskröfur til rafrænna bókhaldskerfa.

Til svars við erindinu skal eftirfarandi tekið fram:

Eins og fram hefur komið í tölvupósti til yðar, dags. 6. júní 2005, þá staðfestir ríkisskattstjóri ekki rafræn bókhaldskerfi eða hluta þeirra. Þeir sem selja slík kerfi eru ábyrgir fyrir því að þau uppfylli þær kröfur sem gerðar eru í lögum nr. 145/1994, um bókhald og reglugerð nr. 598/1999, sbr. 2. mgr. 11. gr. þeirrar reglugerðar. Því getur embætti ríkisskattstjóra ekki orðið við beiðni yðar um staðfestingu á umræddu kerfi. Svar embættisins felur því aðeins í sér afstöðu embættisins til þess hvort hið umrædda kerfi, eins og því er lýst í bréfi yðar, uppfylli kröfur reglugerðar nr. 598/1999.

Í umræddri reglugerð er ekki sérstaklega gert ráð fyrir tilvist hýsingaraðila eins og um er að ræða í þessu tilviki. Það verður þó ekki séð að slíkir viðskiptahættir fari í bága við ákvæði reglugerðarinnar. Með vísan til þess og til 8. og 17. gr. laga nr. 145/1994, um bókhald telur ríkisskattstjóri að umrætt kerfi VISA Ísland geti rúmast innan ramma reglugerðarinnar enda sé í því sambandi gætt að eftirfarandi atriðum:
Sölureikningar sem sendir eru milli aðila með hýsingu hjá VISA Ísland, séu upprunnir og mótteknir í rafrænum bókhaldskerfum þeirra skv. reglugerð nr. 598/1999.
Allir sendir og mótteknir rafrænir sölureikningar (skeyti) skráist í gagnadagbækur viðkomandi aðila, sbr. 4. og 5. gr. reglugerðar nr. 598/1999.
Rafrænir sölureikningar hvers notanda (reikningsútgefanda) verða að vera í einkvæmu númerakerfi, sbr. 2. mgr. 5. gr. reglugerðar nr. 598/1999, óháð því hvort skeytasendingar fara um hýsingarkerfi eða ekki.
Þeir hlutar gagnadagbóka hvers notanda, sbr. 4. gr. reglugerðar nr. 598/1999, sem eru í vörslu VISA Ísland séu tvímælalaust eign viðkomandi notanda.

Notendur skulu á hverjum tíma hafa aðgang að öllum sínum rafrænu gögnum sem geymd eru hjá VISA Ísland í samræmi við fyrirfram ákveðnar samskipta- og vinnureglur, þannig að á auðveldan hátt sé unnt að tengja skeyti í gagnadagbók viðkomandi notanda við fylgiskjöl bókhalds hans, sbr. 1. mgr. 5. gr. reglugerðar nr. 598/1999.
Samkvæmt 1. mgr. 8. gr. reglugerðar nr. 598/1999 skulu allir þeir, sem hafa aðgang að rafrænu bókhaldi og hafa heimild til að senda eða taka á móti skeytum sem verða fylgiskjöl í bókhaldinu eða skrá í bókhaldið þær færslur sem verða til vegna viðskipta sem rekja má til skeyta, sbr. 5. gr., hafa sérstakt auðkenni þannig að rekja megi hverja færslu til upprunans, þ.e. hvar og hvenær færsla er gerð og á hvers ábyrgð.
Öryggisafrit skulu tekin hjá VISA Ísland sem og viðskiptamönnum þess í samræmi við ákvæði 13. gr. reglugerðar nr. 598/1999.
Lýsingar á gagnaflutningum um hýsingarkerfið og þeim viðskiptafærslum sem rekja má til þeirra og upplýsingar varðandi hugbúnaðinn sem notaður er, í samræmi við ákvæði 2. og 11. gr. reglugerðar nr. 598/1999, skulu liggja fyrir bæði hjá VISA Ísland og viðkomandi notanda, þ.m.t. yfirlýsing skv. 2. mgr. 11. gr. reglugerðarinnar.
Eftirlitsaðilar bókhalds og aðrir þeir sem eiga rétt á upplýsingum úr bókhaldi, skulu hafa hindrunarlausan og ókeypis aðgang að nauðsynlegum hjálpartækjum til afnota hjá VISA Ísland sem og notendum til að finna og lesa færslur og gögn sem send eru um hýsingarkerfið, sbr. 14. gr. reglugerðar nr. 598/1999.
Ef samstarfi VISA Ísland og notanda kerfisins er slitið, eða ef starfsemi VISA Ísland leggst niður af einhverjum ástæðum, skal það tryggt að öll rafræn gögn, þ.m.t. öryggisafrit, sem tilheyra hverjum notanda, verði afhent hlutaðeigandi aðila, þar sem um er að ræða hans eign og hluta af hans bókhaldi, þótt VISA Ísland hafi annast vörslu umræddra gagna.

Virðingarfyllst

f. h. ríkisskattstjóra

Elva Ósk Wiium

Guðrún Þorleifsdóttir