Dagsetning Tilvísun
05.04.2006 07/06
Tekjuskráning – rafrænt bókhaldskerfi
I.
Ríkisskattstjóri vísar til yfirlýsingar yðar, dags. 12. janúar 2006. Í bréfi yðar lýsið þér því yfir að bókhaldskerfið Ópusallt sé rafrænt bókhaldskerfi sem uppfylli allar kröfur reglugerðar nr. 598/1999, um rafrænt bókhald, geymslu rafrænna gagna og lágmarkskröfur til rafrænna bókhaldskerfa. Meðfylgjandi var handbók fyrir Ópusallt 4.5 eða nýrra. Þar eru ýtarlegar upplýsingar um hugbúnaðinn og um þá eftirlitsþætti sem kerfið hafi upp á bjóða til afstemmingar, sannprófunar, vinnslustýringar gagna og endurskoðunar þeirra. Jafnframt kemur fram í yfirlýsingu yðar að hægt sé að rekja feril gagna gegnum bókhaldskerfið, tryggt sé að hinn almenni notandi geti ekki breytt eða eytt færslum né skeytum og að komið sé í veg fyrir það með aðgangsstýringum, heimildum og notandaauðkennum. Einnig eru upplýsingar um útprentun á sölureikningum og um öryggisafrit. Með tölvupósti ríkisskattstjóra, dags. 27. janúar sl., óskaði embættið eftir frekari upplýsingum um kerfið varðandi rafræna þætti þess þar sem ríkisskattstjóri taldi að meðfylgjandi handbók kerfisins bæri ekki með sér nauðsynlegar upplýsingar um þá þætti sem reglugerð nr. 598/1999 fjallar um. Með tölvupósti yðar til ríkisskattstjóra, dags. 14. febrúar sl., er bætt úr þessum ágalla, með því að senda með tölvupóstinum viðbót við handbókina.
II.
Í III. kafla framangreindrar reglugerðar nr. 598/1999 er kveðið á um þær lágmarkskröfur sem gerðar eru til rafrænna bókhaldskerfa.
,,Lágmarkskröfur til rafrænna bókhaldskerfa.
Kröfur til hugbúnaðar og seljanda hans.
11. gr.
(1) Hver sá sem selur bókhaldskerfi til færslu rafræns bókhalds, þ.á m. hugbúnað vegna gagnaflutnings þ.e. vegna móttöku og sendingar skeyta á milli gagnavinnslukerfa og skráningar í gagnadagbók, skal láta fylgja sölunni ítarlegar upplýsingar um hugbúnaðinn, hvernig hann vinnur og um þá eftirlitsþætti sem hann hefur upp á að bjóða til að stemma af, sannprófa, stýra vinnslu gagna og endurskoðun þeirra.
(2) Hugbúnaðurinn skal uppfylla þau skilyrði sem fram koma í reglugerð þessari til að bókhaldið sé fært í samræmi við góða bókhalds- og reikningsskilavenju [og skal yfirlýsing seljanda eða hönnuðar hugbúnaðarins þess efnis liggja fyrir í bókhaldsgögnum notanda]1).
(3) Tryggja skal að unnt sé að rekja feril gagna gegnum bókhaldskerfið og hvorki sé hægt að breyta eða eyða færslum né skeytum.
(4) Í rafrænu bókhaldskerfunum skal m.a. vera unnt að sjá í einstökum færslum auðkenni þess sem skráði færslu, auðkenni þeirrar útstöðvar sem færsla var skráð á, dagsetningu og tíma skráningar og fylgiskjalanúmer færslu. Einnig þarf að vera hægt að sjá forsendur kerfisins, m.a. vegna ýmissa sjálfvirkra vinnslna, t.d. vegna einstakra tegunda bókhaldsreikninga sem kalla á sjálfvirkan útreikning fjárhæða og skiptingu þeirra á milli reikninga, auk þess sem unnt skal að sjá hvenær forsendum hefur verið breytt. Skrár skal vera hægt að prenta á einstökum vinnslustigum til að staðfesta innihald þeirra.
1)Sbr. 1. gr. reglugerðar nr. 15/2001.
Tengsl rafrænna bókhaldskerfa.
12. gr.
(1) Þar sem hugbúnaður bókhaldskerfis byggist á sjálfvirku gagnaflæði milli fjárhagsbókhalds og undirbókhaldskerfa skal undirbókhaldið tengjast fjárhagsbókhaldinu með reglubundnum hætti um tiltekna bókhaldsreikninga sem ekki eru nýttir í öðrum tilgangi, hvort sem reikningarnir varða tekjur eða gjöld, eignir eða skuldir.
(2) Þar sem gagnavinnslukerfi byggjast á sjálfvirku gagnaflæði yfir í bókhaldskerfi skal tryggja rekjanleika á milli gagnavinnslukerfa á einfaldan hátt.
Öryggisafrit.
13. gr.
Öryggisafrit skal taka af rafrænt færðu bókhaldi og öllum rafrænt færðum fylgiskjölum þess svo og gagnadagbók reglulega samkvæmt viðurkenndum verklagsreglum og í samræmi við umfang viðskiptanna. Verklagsreglur þessar skulu liggja fyrir í gögnum bókhaldsins. Skal öryggisafritið varðveitt á tryggan og öruggan hátt aðskilið frá frumgögnum bókhaldsins. Það skal staðfest að hægt sé að endurbyggja gögnin með öryggisafritunum. Að loknu reikningsári skal taka a.m.k. eitt heildarafrit af öllum gagnaskrám er snerta bókhaldið og það skal geymt á öruggum stað aðskilið frá bókhaldinu og bókhaldsgögnunum.“
Í 2. mgr. 11. gr. reglugerðarinnar er gerð krafa um að yfirlýsing frá seljanda eða hönnuði hugbúnaðarins liggi fyrir í bókhaldsgögnum notanda þess efnis að hugbúnaðurinn uppfylli öll þau skilyrði sem fram koma í reglugerðinni.
Eins og að framan greinir þá er gert grein fyrir öllum helstu þáttum bókhaldskerfisins Ópusallt í handbók fyrir kerfið og einnig liggur fyrir yfirlýsing frá hönnuði kerfisins. Ríkisskattstjóri hefur farið yfir handbókina og viðbót við hana og telur hana veita allar nauðsynlegar upplýsingar um þau atriði sem reglugerð nr. 598/1999 tekur til, eins og varðandi rekjanleika innan kerfisins, heimildir til að breyta eða eyða færslum í kerfinu, auðkenni í einstökum færslum, öryggisafrit, útprentun sölureikninga o.fl.
Ríkisskattstjóri staðfestir ekki rafræn bókhaldskerfi heldur er það á ábyrgð hönnuða umrædds bókhaldskerfis að kerfið uppfylli skilyrði framangreindar reglugerðar. Hins vegar er á upplýsingavef ríkisskattstjóra, rsk.is, birtur listi yfir rafræn bókhaldskerfi, þ.e. í þeim tilvikum þar sem yfirlýsingar frá seljendum/hönnuðum þess efnis að bókhaldskerfi þeirra uppfylli skilyrði reglugerðar nr. 598/1999 liggja fyrir hjá embætti ríkisskattstjóra.
Það er mat ríkisskattstjóra að umrætt kerfi sé rafrænt bókhaldskerfi í skilningi reglugerðar nr. 598/1999 og uppfylli öll þau skilyrði sem gerð eru til slíkra kerfa en embættið vill þó benda á nokkur atriði sem gilda um rekstraraðila sem nota rafræn bókhaldskerfi samkvæmt nefndri reglugerð:
Fyrirliggjandi í bókhaldi þarf að vera undirrituð yfirlýsing, þess efnis að viðkomandi bókhaldskerfi uppfylli skilyrði ofangreindar reglugerðar, frá seljanda eða hönnuði viðkomandi bókhaldskerfis skv. 2. mgr. 11. gr. reglugerðarinnar.
Sölureikningur sem á uppruna sinn í rafrænu bókhaldskerfi telst rafrænn sölureikningur hvort sem hann er sendur kaupanda á rafrænu formi eða prentaður á pappír fyrir kaupanda sem ekki er með rafrænt bókhaldskerfi.
Ekki þarf að sækja um heimild til ríkisskattstjóra til að prenta rafrænan sölureikning á pappír í einriti.
Ekki þarf að prenta rafrænan sölureikning á fornúmerað reikningseyðublað.
Prentað eintak rafræns sölureiknings (á pappír) skal bera með sér að hann eigi uppruna sinn í rafrænu bókhaldskerfi skv. reglugerð nr. 598/1999, sbr. 4. mgr. 15. gr. reglugerðar nr. 50/1993, um bókhald og tekjuskráningu virðisaukaskattsskyldra aðila. Þessi áritun getur t.d. verið: Þessi reikningur á uppruna sinn í rafrænu bókhaldskerfi skv. reglugerð nr. 598/1999. Þessi áritun skal prentast á sölureikninginn við útprentun hans en ekki vera fyrirfram áprentuð á reikningseyðublaðið.
Ríkisskattstjóri