Dagsetning                       Tilvísun
15.11.2005                              08/05

 

Gerð sölureikninga vegna sölu á internetinu – sala rafrænna farseðla

Ríkisskattstjóri vísar til erindis yðar sem dagsett er 5. september s.l. og erinda umbjóðanda yðar, X ehf., sem dagsett eru 8. nóvember 2004 og 25. apríl 2005 og varða reikningagerð X ehf. kt. ….. vegna sölu rafrænna farseðla á internetinu, í símsölu og almennt sölu farseðla í millilandaflugi félagsins.

Í erindum umbjóðanda yðar kemur fram að veruleg breyting sé nú að eiga sér stað hjá X hvað varðar sölu farseðla. Stöðugt dragi úr sölu á hinum hefðbundna flugfarseðli en á móti aukist sala rafrænna farseðla í símsölu og á internetinu. Þá er í erindinu að finna lýsingu á ferli og utanumhaldi með farmiðasölu í sölukerfi X. Um það segir m.a. að félagið noti Amadeus bókunarkerfið við flugbókanir. Það sé alþjóðlegt bókunarkerfi og viðurkennt sem slíkt af alþjóðasamtökum flugfélaga IATA. Flugbókun(farmiði) sé undantekningarlaust framkvæmd í Amadeus bókunarkerfinu. Þegar um e-miða bókun (rafrænan farseðil) sé að ræða fari hún til útgáfu á sjálfvirka hugbúnaðarlausn sem sjái um gjaldfærslu á kreditkort, gerð og vistun reiknings sem og sendingu hans. Reikningurinn sé vistaður í Oracle gagnagrunni sem afritaður er einu sinni á sólarhring auk annarra innbyggðra öryggis- og afritunaraðgerða í Oracle. Hægt sé að nálgast alla þá reikninga sem útgefnir hafa verið með viðmóti sem smíðað hafi verið ofan á grunninn. Enginn hafi aðgang til þess að breyta upplýsingum sem fram koma á þessum reikningum í gegnum viðmótið og viðskiptavinurinn hafi engan aðgang að þessu viðmóti. Í viðmótinu er hægt að fletta upp reikningum eftir reiknings- (miða-) númeri, tölvupóstfangi sem reikningur var sendur á, nafni farþega/greiðanda, heimilisfangi farþega og bókunarnúmeri. Allar sölufærslur myndist í undirkerfinu/sölukerfinu og flytjist þaðan yfir í fjárhagsupplýsingakerfið CODA. Þá segir að þessi lýsing eigi við um nánast alla farseðlasölu í millilandaflugi félagsins. Fram kemur að reikningsnúmerin sem félagið notar séu þau sömu og farmiðanúmerin og að hvert miðanúmer sé partur af fyrirfram skilgreindri númeraröð sem notuð er í hinum alþjóðlega flugheimi. Númeraröðin byrji alltaf á einkennisnúmeri X (108) og á eftir fylgi 10 stafa einkvæmt númer. Utanumhald og rekjanleiki með hverju reikningsnúmeri/farmiðanúmeri sé skýr og greinilegur í upplýsingakerfum X. Þá segir ennfremur að úr Amadeus bókunarkerfinu myndist daglega skrá yfir alla farseðla sem útgefnir eru þann daginn. Þeirri skrá sé hlaðið inn í tekju- og sölubókhaldskerfi (tracers) X, þar sem frekari úrvinnsla fari fram. Þessar upplýsingar séu geymdar í kerfinu að lágmarki í sjö ár. Fram kemur að Tracers kerfið er í ADABAS gagnagrunni og er í hýsingu hjá Skýrr hf. Afritunartökuferlinu sé þannig háttað að daglega er tekið breytingarafrit og vikulega er tekið heildarafrit. Fjárhagsupplýsingar úr tekju- og sölubókhaldskerfinu séu síðan fluttar rafrænt í fjárhagsupplýsingakerfi félagsins CODA. Í erindinu segir ennfremur að með reglubundinni afstemmingu fjárhagsupplýsinga í undirkerfinu sé tryggt að öll sala flugfarmiða hvort heldur er á internetinu, í símsölu eða önnur flugmiðasala skili sér yfir í CODA.

Í tilefni af erindi umbjóðanda yðar sendi ríkisskattstjóri honum tölvupóst 10. ágúst 2005. Í tölvupóstinum eru raktar þær réttarheimildir sem gilda um útgáfu reikninga skv. reglugerð nr. 50/1993, um tekjuskráningu og bókhald virðisaukaskattsskyldra aðila. Þar kemur einnig fram að ríkisskattstjóri telji að beiðni umbjóðanda yðar um heimild til frávika frá reglugerðinni gangi ekki nógu langt þar sem einungis var óskað eftir því að félaginu yrði heimilað að prenta út reikninga í einriti. Einnig kemur þar fram að ríkisskattstjóri telji, skv. lýsingu þeirri sem fram kemur í bréfum umbjóðanda yðar á umræddri tekjuskráningu, að ekki séu öll skilyrði 4. gr. reglugerðar nr. 50/1993 uppfyllt, þar sem á reikninga vanti kennitölu kaupanda, upplýsingar um að virðisaukaskattur sé 0 og þá sé ekki um það að ræða að kaupandi fái í hendur hefðbundið frumrit reiknings heldur aðeins reikning sendan með tölvupósti.

Í framhaldi af framangreindum tölvupósti ríkisskattstjóra senduð þér bréf til embættisins, dags. 5. september sl., þar sem þess er farið á leit við ríkisskattstjóra að hann veiti undanþágu frá ákvæðum 4. gr. reglugerðar nr. 50/1993, að því er varðar skráningu á kennitölu kaupanda á reikning ásamt tilgreiningu 0 kr. í vsk. Jafnframt er óskað undanþágu frá því að kaupandi fái frumrit reiknings í hendur óumbeðið. Nægjanlegt verði að reikningur sé sendur rafrænt í tölvupósti. Í bréfi yðar kemur fram að þér teljið að allt utanumhald með farmiðasölu X ehf. sé þannig að það uppfylli reglugerð nr. 598/1999, um rafrænt bókhald, geymslu rafrænna gagna og kröfur til rafrænna bókhaldskerfa. Einnig bendið þér á að rafræna kvittunin sem prentuð sé út sem bókhaldsgagn sé ekki fylgiskjal í bókhaldi sem innskattsskjal hjá innlendum kaupendum heldur sem grundvöllur gjaldfærslu, þar sem salan sé að öllu leyti án virðisaukaskatts, skv. 2. gr. reglugerðar nr. 63/1994. Þér teljið einnig að allar nauðsynlegar upplýsingar komi fram sem teljast nægjanlegar til þess að færa þennan kostnað til gjalda, sbr. öryggisákvæði 2. mgr. 8. gr. laga nr. 45/1994, um bókhald, sbr. einnig 3. gr. reglugerðar nr. 598/1999.

Til svars við erindi yðar skal eftirfarandi tekið fram:

Meginreglan um sölureikninga og önnur skjöl sem varða bókhald er að þau skulu vera í pappírsformi, sbr. lög um bókhald nr. 145/1994 og VIII. kafla laga um virðisaukaskatt nr. 50/1988. Að uppfylltum ákvæðum reglugerðar nr. 598/1999, um rafrænt bókhald, geymslu rafrænna gagna og lágmarkskröfur til rafrænna bókhaldskerfa, er fyrirtækjum þó heimilt að skiptast rafrænt (pappírslaust) á sölureikningum og öðrum skjölum er varða bókhaldið. Meðal skilyrða þess að bókhaldskerfi teljist rafrænt skv. reglugerð nr. 598/1999 er að yfirlýsing seljanda eða hönnuðar hugbúnaðarins, þess efnis að hugbúnaðurinn uppfylli skilyrði reglugerðarinnar, liggi fyrir í bókhaldsgögnum notanda, sbr. 2. mgr. 11. gr.

Rafrænn sölureikningur skal auk númers í gagnadagbók og sem fylgiskjal í bókhaldi fá númer í samfelldri númeraröð. Þetta númer, þ.e. reikningsnúmer, skal ávallt koma fram í gagnadagbók og á rafrænu fylgiskjali bókhalds, bæði hjá seljanda og móttakanda, svo og á prentuðu eintaki hans sé um það að ræða. Sjá 2. mgr. 5. gr. reglugerðar nr. 598/1999 sbr. og 2. málsl. 1. mgr. 4. gr. reglugerðar nr. 50/1993, um bókhald og tekjuskráningu virðisaukaskattsskyldra aðila.

Þörf er á prentaðu eintaki rafræns sölureiknings þegar seljandi er með rafrænt bókhaldskerfi í skilningi reglugerðar nr. 598/1999 en kaupandi ekki. Nægilegt er að prentað eintak rafræns sölureiknings sé í einriti og reikningsnúmerið þarf ekki að vera fyrirfram áprentað, þótt það þurfi að koma fram (áprentast) ásamt öðrum upplýsingum rafræns reiknings. Sjá 2. málsl. 1. mgr. 4. gr. og lokamálsl. 3. mgr. 4. gr. reglugerðar nr. 50/1993. Rafrænn sölureikningur, þ.m.t. prentað eintak hans sé um það að ræða, þarf að öðru leyti að uppfylla þær kröfur sem almennt eru gerðar til efnis sölureikninga.

Í 4. gr. reglugerðar nr. 50/1993, er að finna ákvæði um það hvaða upplýsingar skuli koma fram á reikningi. Ákvæðið er svohljóðandi:

Reikningseyðublöð skulu vera fyrirfram tölusett (áprentuð númer) í samfelldri töluröð. [[Þegar um er að ræða rafrænan sölureikning, þ.e. reikning sem á uppruna sinn í rafrænu bókhaldskerfi skv. reglugerð nr. 598/1999, um rafrænt bókhald, geymslu rafrænna gagna og lágmarks­kröfur til rafrænna bókhaldskerfa, skal reikningurinn uppfylla ákvæði 2. mgr. 5. gr. þeirrar reglugerðar.]2)]4) *) Við útgáfu reiknings skal hann jafnframt bera nafn, kennitölu og skráningarnúmer seljanda.]1)

Við útgáfu sölureiknings skal færa á hann upplýsingar um eftirtalin atriði:

  1. Útgáfudag.
  2. Nafn og kennitölu kaupanda. Smásöluverslunum og þjónustusölum, sem falla undir ákvæði 8. gr. og nota sölureikninga til tekjuskráningar, er heimilt að víkja frá þessari reglu við staðgreiðslusölu til endanlegs neytanda, þ.e. þess sem ekki notar hið keypta í atvinnurekstri sínum.
  3. Tegund sölu, þ.e. lýsingu á hinu selda. Við sölu til skattskylds aðila skal lýsingin vera nægilega glögg til að ljóst sé hvort viðskiptin varði skattskylda starfsemi hans.
  4. Magn, einingarverð og heildarverð eftir því sem við verður komið.
  5. Hvort virðisaukaskattur er innifalinn í heildarfjárhæð eða ekki. Enn fremur skal sérstaklega koma fram hver fjárhæð virðisauka­skatts er. Við sölu til endanlegs neytanda er þó nægilegt að fram komi að virðisaukaskattur sé 19,68% af heildarverði eða 12,28% þegar um er að ræða sölu skv. 2. mgr. 14 gr. laga nr. 50/1988, með síðari breytingum.

Sölureikningar skulu vera a.m.k. í þríriti. Ætíð skal láta viðskiptamanni í té frumrit reiknings. Eitt eintak (samrit) skal varðveita í réttri töluröð. Þriðja eintakið skal liggja til grund­vallar færslu á sölu í bókhaldi. Heimilt er að fella niður þriðja eintakið ef þess í stað er gert [söluuppgjörsyfirlit]3) yfir útgefna reikninga, þar sem fram kemur númer, dagsetning og fjárhæð hvers einstaks reiknings, og það lagt til grundvallar færslu á sölu í bókhaldi. [Þegar um er að ræða rafrænan sölureikning skal ákvæði um frumrit, samrit og eintak í réttri röð eða söluuppgjörsyfirlit teljast uppfyllt þegar farið er eftir ákvæðum I. kafla reglugerðar nr. 598/1999 [, þ.m.t. er nægjanlegt að seljandi, sem er með rafrænt bókhaldskerfi, prenti rafrænan sölureikning í einriti, sbr. 2. mgr. 5. gr. reglugerðar nr. 598/1999, fyrir viðskiptamann sem ekki er með slíkt bókhaldskerfi.]4)]3) *)

1) Sbr. 3. gr. reglugerðar nr. 136/1997. 2) Sbr. 1. gr. reglugerðar nr. 599/1999. 3) Sbr. 2. gr. reglugerðar nr. 599/1999. 4) Sbr. 1. gr. reglugerðar nr. 16/2001.

*) Ákvæði 2. mgr. 5. gr. reglugerðar nr. 598/1999 hljóðar svo: ,,Rafrænn sölureikningur skal auk númers í gagnadagbók og sem fylgiskjal í bókhaldi fá númer í samfelldri númeraröð. Þetta númer skal ávallt koma fram í gagnadagbók og á rafrænu fylgiskjali bókhalds, bæði hjá sendanda og móttakanda svo og á prentuðu eintaki hans.“

Með 10. gr. sömu reglugerðar er ríkisskattstjóra falið vald til þess að heimila að vikið sé frá einstökum ákvæðum 3.-9. gr reglugerðarinnar. Er ákvæðið svohljóðandi:

„Ef sérstakar aðstæður eru fyrir hendi, sem valda aðila verulegum vandkvæðum eða óhagræði af að skrá sölu sína í sjóðvél eða á fyrirfram tölusetta sölureikninga, getur ríkisskattstjóri heimilað honum að nota annað söluskráningarkerfi en kveðið er á um í 3.-9. gr. eða að víkja frá einstökum ákvæðum þessara greina, enda sýni aðili fram á notkun á skýru og öruggu kerfi sem tryggir að unnt sé að sannreyna að allar tekjur komi fram. Meðal annars getur ríkisskattstjóri heimilað aðila að færa sölu sína eftir sérstökum söluyfirlitum greiðslukortafyrirtækja [—], eftir staðgreiðslusölulistum eða staðgreiðslu­söluyfirlitum, sbr. nánar 2. og 3. mgr.“

Ríkisskattstjóra er ekki með sama hætti falið vald til að heimila að vikið sé frá ákvæðum reglugerðar nr. 598/1999, um rafrænt bókhald, geymslu rafrænna bókhaldsgagna og lágmarkskröfur til rafrænna bókhaldskerfa.

Það er álit ríkisskattstjóra að þar sem umbjóðandi yðar er skráður á grunnskrá virðisaukaskatts, frjálsri skráningu vegna fólksflutninga á milli landa skv. reglugerð nr. 63/1994, um frjálsa skráningu vegna fólksflutninga á milli landa, þá gildi ákvæði reglugerðar reglugerðar nr. 50/1993 um tekjuskráningu vegna starfsemi hans.

Beiðni umbjóðanda yðar er, eins og áður hefur komið fram, þríþætt. Verður hér á eftir fjallað um hvern lið fyrir sig.

Í fyrsta lagi er óskað eftir heimild til þess að víkja frá skyldu til að tilgreina kennitölu kaupanda á sölureikningi.

Ríkisskattstjóri telur ekki varhugavert að heimila að vikið sé frá þessu skilyrði enda koma bæði nafn og heimilisfang kaupanda fram á sölreikningnum. Er því fallist á þennan hluta erindisins.

Í öðru lagi er óskað eftir heimild til að víkja frá skyldu til að tilgreina á sölureikningi að virðisaukaskattur sé kr. 0.

Almennt verður að telja að ríkar ástæður þurfi að liggja að baki því að heimila frávik frá því að tilgreint sé hvort virðisaukaskattur er innifalinn í heildarfjárhæð eða ekki á sölureikningi. Heimild ríkisskattstjóra til að leyfa frávik frá 3.-9. gr reglugerðarinnar er að auki bundin við þau tilvik að sérstakar ástæður séu fyrir hendi sem valda aðila verulegum vandkvæðum eða óhagræði af því að uppfylla ákvæðin. Ekki hefur verið sýnt fram á það af hálfu umbjóðanda yðar að það valdi honum verulegum vandkvæðum að tilgreina á sölureikningum að virðisaukaskattur sé kr. 0. Erindinu er því synjað að svo stöddu hvað þennan lið varðar.

Í þriðja lagi er óskað eftir því að ríkisskattstjóri heimili það að útgáfa sölureikninga fari þannig fram að umbjóðandi yðar sendi kaupendum þá rafrænt með tölvupósti.

Í reglugerð nr. 50/1993 er, eins og áður segir, á engan hátt gert ráð fyrir þeim möguleika að útgáfa reikninga fari þannig fram að kaupendum séu send frumrit þeirra með tölvupósti. Þessu til stuðnings er bent á orðalag 3. mgr. 4. gr. reglugerðarinnar en skv. því ákvæði skal seljandi með rafrænt bókhaldskerfi prenta rafrænan sölureikning í einriti þegar hann á viðskipti við aðila sem ekki eru með rafrænt bókhaldhaldskerfi skv. reglugerð nr. 598/1999. Á Íslandi hefur ekki farið fram endurskoðun á reglum um tekjuskráningu virðisaukaskattsskyldra aðila með hliðsjón af þeim möguleikum sem sem nú eru fyrir hendi varðandi það að senda reikninga með tölvupósti til kaupenda sem ekki hafa rafrænt bókhaldskerfi líkt og gert hefur verið m.a. í Svíþjóð og Danmörku. Í íslenskar reglur skortir því alfarið viðmið um það hvaða skilyrði þ.m.t. öryggisatriði þurfi að vera uppfyllt við þessa reikningaútgáfu. Af þessum sökum telur ríkisskattstjóri sér ekki heimilt að leyfa umrædda aðferð við útgáfu sölureikninga á grundvelli 10. gr. reglugerðar nr. 50/1993. Erindinu er því synjað hvað þennan lið varðar.

 

Ríkisskattstjóri