Dagsetning Tilvísun
21.12.2005 11/05
Rafrænt bókhaldskerfi
Ríkisskattstjóri vísar til erindis umbjóðanda yðar, A ehf., dags. 26. október sl. Í erindi yðar óskið þér eftir staðfestingu á rafrænu bókhaldskerfi umbjóðanda yðar sem nefnist R (R). Um er að ræða bókhaldskerfi sem umbjóðandi yðar er að taka upp vegna kaupa danska fyrirtækisins B á fyrirtækinu C hf. á Íslandi. Í erindinu kemur fram að um sé að ræða bókhaldskerfi sem móðurfélagið hefur þróað fyrir þá starfsemi sem félagið starfar í og að kerfið sé búið til fyrir samstæðuna. Um sé að ræða bókhaldskerfi sem dótturfélög danska félagsins noti og er talið uppfylla þær kröfur sem lög í Danmörku, Noregi og Svíþjóð gera til slíkra kerfa. Með erindinu fylgdi stutt lýsing á bókhaldskerfinu sem einnig innihélt yfirlýsingu þess efnis að það uppfylli þær kröfur sem gerðar eru til rafrænna bókhaldskerfa skv. reglugerð nr. 598/1999, um rafræn bókhaldskerfi, geymslu rafrænna gagna og lágmarkskröfur til rafrænna bókhaldskerfa. Umrætt skjal var sent á rafrænu formi og var hvorki dagsett né undirritað. Þann 29. nóvember barst ríkisskattstjóra tölvupóstur frá ….., IT director hjá B. Þar staðfestir hann að textinn í fyrrnefnda skjalinu sem fylgdi erindinu til ríkisskattstjóra sé réttur.
Í III. kafla reglugerðar nr. 598/1999, um rafrænt bókhald, geymslu rafrænna gagna og lágmarkskröfur til rafrænna bókhaldskerfa, er kveðið á um þær lágmarkskröfur sem gerðar eru til rafrænna bókhaldskerfa.
Lágmarkskröfur til rafrænna bókhaldskerfa.
Kröfur til hugbúnaðar og seljanda hans.
- gr.
(1) Hver sá sem selur bókhaldskerfi til færslu rafræns bókhalds, þ.á m. hugbúnað vegna gagnaflutnings þ.e. vegna móttöku og sendingar skeyta á milli gagnavinnslukerfa og skráningar í gagnadagbók, skal láta fylgja sölunni ítarlegar upplýsingar um hugbúnaðinn, hvernig hann vinnur og um þá eftirlitsþætti sem hann hefur upp á að bjóða til að stemma af, sannprófa, stýra vinnslu gagna og endurskoðun þeirra.
(2) Hugbúnaðurinn skal uppfylla þau skilyrði sem fram koma í reglugerð þessari til að bókhaldið sé fært í samræmi við góða bókhalds- og reikningsskilavenju [og skal yfirlýsing seljanda eða hönnuðar hugbúnaðarins þess efnis liggja fyrir í bókhaldsgögnum notanda]1).
(3) Tryggja skal að unnt sé að rekja feril gagna gegnum bókhaldskerfið og hvorki sé hægt að breyta eða eyða færslum né skeytum.
(4) Í rafrænu bókhaldskerfunum skal m.a. vera unnt að sjá í einstökum færslum auðkenni þess sem skráði færslu, auðkenni þeirrar útstöðvar sem færsla var skráð á, dagsetningu og tíma skráningar og fylgiskjalanúmer færslu. Einnig þarf að vera hægt að sjá forsendur kerfisins, m.a. vegna ýmissa sjálfvirkra vinnslna, t.d. vegna einstakra tegunda bókhaldsreikninga sem kalla á sjálfvirkan útreikning fjárhæða og skiptingu þeirra á milli reikninga, auk þess sem unnt skal að sjá hvenær forsendum hefur verið breytt. Skrár skal vera hægt að prenta á einstökum vinnslustigum til að staðfesta innihald þeirra.
1)Sbr. 1. gr. reglugerðar nr. 15/2001.
Tengsl rafrænna bókhaldskerfa.
- gr.
(1) Þar sem hugbúnaður bókhaldskerfis byggist á sjálfvirku gagnaflæði milli fjárhagsbókhalds og undirbókhaldskerfa skal undirbókhaldið tengjast fjárhagsbókhaldinu með reglubundnum hætti um tiltekna bókhaldsreikninga sem ekki eru nýttir í öðrum tilgangi, hvort sem reikningarnir varða tekjur eða gjöld, eignir eða skuldir.
(2) Þar sem gagnavinnslukerfi byggjast á sjálfvirku gagnaflæði yfir í bókhaldskerfi skal tryggja rekjanleika á milli gagnavinnslukerfa á einfaldan hátt.
Öryggisafrit.
- gr.
Öryggisafrit skal taka af rafrænt færðu bókhaldi og öllum rafrænt færðum fylgiskjölum þess svo og gagnadagbók reglulega samkvæmt viðurkenndum verklagsreglum og í samræmi við umfang viðskiptanna. Verklagsreglur þessar skulu liggja fyrir í gögnum bókhaldsins. Skal öryggisafritið varðveitt á tryggan og öruggan hátt aðskilið frá frumgögnum bókhaldsins. Það skal staðfest að hægt sé að endurbyggja gögnin með öryggisafritunum. Að loknu reikningsári skal taka a.m.k. eitt heildarafrit af öllum gagnaskrám er snerta bókhaldið og það skal geymt á öruggum stað aðskilið frá bókhaldinu og bókhaldsgögnunum.
Í 2. mgr. 11. gr. reglugerðarinnar er gerð krafa um að yfirlýsing frá seljanda eða hönnuði hugbúnaðarins liggi fyrir í bókhaldsgögnum notanda þess efnis að hugbúnaðurinn uppfylli öll þau skilyrði sem fram koma í reglugerðinni.
Í erindi yðar er gerð grein fyrir helstu þáttum umrædds bókhaldskerfis og liggur fyrir staðfesting, send með tölvupósti 29. nóvember sl., frá yfirmanni tæknideildar sem hannaði og útbjó umrætt kerfi, um að lýsingin á kerfinu sem fram kemur í erindi yðar sé rétt. 13. desember sl. óskaði ríkisskattstjóri eftir frekari upplýsingum um geymslutíma gagna, útprentun afrita reiknings og upplýsingum um útgáfu reikninga rafrænt. Svar kom við fyrirspurn ríkisskattstjóra sama dag þar sem fram kemur að öll gögn eru geymd í 10 ár, varðandi útprentun afrita reiknings þá kemur skýrt fram við útprentun að um afrit sé að ræða. Varðandi útgáfu reiknings rafrænt kom fram í svarinu að reikningur sé gefinn út óski viðskiptavinur þess og einnig væri hægt að senda reikninginn rafrænt sé þess óskað.
Ríkisskattstjóri staðfestir ekki rafræn bókhaldskerfi heldur er það á ábyrgð hönnuða umrædds bókhaldskerfis að kerfið uppfylli skilyrði framangreindar reglugerðar. Ríkisskattstjóri heldur hins vegar úti lista yfir rafræn bókhaldskerfi á upplýsingavef sínum rsk.is.
Ríkisskattstjóri vill benda á nokkur atriði sem gilda um rekstraraðila sem nota rafræn bókhaldskerfi skv. reglugerð nr. 598/1999, um rafrænt bókhald, geymslu rafrænna gagna og lágmarkskröfur til rafrænna bókhaldskerfa:
Fyrirliggjandi í bókhaldi þarf að vera undirrituð yfirlýsing, þess efnis að viðkomandi bókhaldskerfi uppfylli skilyrði ofangreindar reglugerðar, frá seljanda eða hönnuði viðkomandi bókhaldskerfis skv. 2. mgr. 11. gr. reglugerðarinnar.
Sölureikningur sem á uppruna sinn í rafrænu bókhaldskerfi telst rafrænn sölureikningur hvort sem hann er sendur kaupanda á rafrænu formi eða prentaður á pappír fyrir kaupanda sem ekki er með rafrænt bókhaldskerfi.
Ekki þarf að sækja um heimild til ríkisskattstjóra til að prenta rafrænan sölureikning á pappír í einriti.
Ekki þarf að prenta rafrænan sölureikning á fornúmerað reikningseyðublað.
Prentað eintak rafræns sölureikings (á pappír) skal bera með sér að hann eigi uppruna sinn í rafrænu bókhaldskerfi skv. reglugerð nr. 598/1999, sbr. 4. mgr. 15. gr. reglugerðar nr. 50/1993, um bókhald og tekjuskráningu virðisaukaskattsskyldra aðila. Þessi áritun getur t.d. verið: Þessi reikningur á uppruna sinn í rafrænu bókhaldskerfi skv. reglugerð nr. 598/1999. Þessi áritun skal prentast á sölureikninginn við útprentun hans en ekki vera fyrirfram áprentuð á reikningseyðublaðið.
Ríkisskattstjóri